Costos estimados y estándar

¿Cuál es la diferencia entre un costo estimado y un costo estándar?

¿Cuál es la utilidad de cada uno de ellos?

COSTOS PREDETERMINADOS

Los costos predeterminados son costos calculados o determinados con anticipación (a priori). Permiten conocer los costos con anticipación y realizar comparaciones con los costos reales o incurridos. Según el grado de exactitud en su predeterminación (cálculo), se distingue entre costos estimados y costos estándar.

COSTOS ESTIMADOS

Son costos esperados en función de experiencias pasadas (datos históricos), el conocimiento de la empresa y el sector al que pertenece (bases empíricas).

Son un reflejo de las expectativas sobre el futuro (evolución que se espera de las distintas variables que afectan las operaciones de la empresa y el sector) y del nivel de operaciones proyectado.

Representan lo que podría ser el costo.

Estos costos esperados o previstos se calculan al comienzo de un período de costeo. A medida que se ejecutan las distintas actividades del proceso productivo, se registran los costos reales. La comparación entre los costos estimados y reales permite identificar desvíos que posibilitan mejorar las estimaciones futuras (las estimaciones se ajustan a los costos reales).

COSTOS ESTÁNDAR [1]

Son costos predeterminados de manera científica que sirven como patrón para medir el nivel de actuación real. Representan costos objetivos. Son los costos que deberían darse en un período determinado en función de las condiciones de mercado y operativas (precios, productos, procesos, nivel de producción, …). Son los costos que deberían lograrse mediante operaciones eficientes.

Representan lo que debería ser el costo.

En un sistema de costos estándar se predeterminan tanto el componente físico como monetario de cada uno de los elementos del costo de producción (tanto los materiales que se incorporan al proceso productivo como los costos de conversión). Permiten conocer lo que debe ser el costo de un producto u orden de producción específica, en condiciones eficientes de operación, antes de su fabricación.

Los costos estándar se caracterizan porque en su predeterminación se consideran condiciones eficientes de operación y se definen en función de un volumen de producción específico. Por lo tanto, son útiles para medir la eficiencia de la gestión en la utilización de los recursos o factores productivos.

APLICACIONES

Un sistema de costos estándar permite definir normas o patrones para analizar y controlar el nivel de eficiencia en el uso de cada elemento del costo.

Los costos estándar son la base de la gestión presupuestaria, facilitan el control mediante la comparación entre los costos reales o incurridos y los estándares, permiten identificar desvíos (entre lo que debería ser y lo que es) y, en consecuencia, lograr mejoras en la productividad.

Mejoran el proceso de toma de decisiones en todas las áreas de una organización: en el diseño de productos, el uso de los recursos, el grado de aprovechamiento de la capacidad instalada, la fijación de políticas de precios adecuadas, …

En síntesis, un sistema de costos estándar:

• es la base de la gestión presupuestaria

• es útil para el costeo de productos y la determinación de resultados con anticipación

• establece objetivos y promueve el compromiso de todas las áreas

• permite identificar puntos críticos y el control por excepción

• posibilita medir la gestión del proceso productivo a medida que se ejecuta y mejorar la eficiencia

• guía el proceso de toma de decisiones

LIMITACIONES

Para que sea factible implementar eficazmente un sistema de costos estándar se requiere:

• conocer en profundidad el proceso productivo de la empresa y su sector

• planificar y organizar el trabajo

• analizar integralmente el proceso de producción

• recursos para acumular y registrar oportunamente los costos

• recursos para generar la información necesaria para la toma de decisiones

• revisar periódicamente el sistema y modificar los estándares cuando se detectan errores en su definición (generalmente como consecuencia de cambios en las condiciones operativas)

• …

En función de estas consideraciones, la principal limitación para implementar un sistema de costos estándar en una organización suele ser su costo de implementación.

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

La secuencia a seguir en la implementación de un sistema de costos estándar se compone de las siguientes etapas o fases:

1. Definición de capacidad

El primer paso es definir el nivel de capacidad a adoptar para la definición de los estándares.

2. Elaboración de estándares técnicos

Se elaboran los distintos estándares técnicos, tanto físicos como monetarios, para cada uno de los elementos del costo.

2.1. Materiales

En los materiales se especifican, en base a estudios técnicos, los materiales a utilizar por unidad de producto (tipo, calidad y cantidad) y las mermas y desechos (que se producen como consecuencia del proceso fabril) que se consideran normales.

Además, se debe especificar el costo unitario que debe tener ese material en función, entre otros, de los precios del mercado, los gastos de logística y el análisis de los proveedores actuales o potenciales.

2.2. Mano de obra directa

Se analizan las distintas operaciones y procesos que gestiona la empresa, los movimientos y tiempos involucrados, los sistemas de remuneración, los convenios colectivos vigentes, … para elaborar los estándares de cantidad (horas hombre) por unidad de producto y precio de la mano de obra.

2.3. Gastos indirectos de fabricación

En función de las especificaciones de los equipos utilizados, la cantidad de horas máquina a emplear y el estudio de la conducta de los costos se definen los estándares para cada uno de los conceptos (tanto variables como constantes) que componen este elemento del costo.

Se resumen algunos aspectos a analizar para la elaboración de los estándares técnicos:

• Materiales: tipo, calidad, cantidad por unidad de producto (s / especificaciones técnicas), mermas y desechos (normales), precios, gastos de logística de compras (fletes, seguros, ...), ...

• Mano de obra directa: operaciones y procesos (distribución de planta, flujos de procesos,...), movimientos y tiempos, cantidad de horas hombre por unidad de producto, sistemas de remuneración, cargos, nivel salarial (marco legal vigente, convenios colectivos, ...), cargas sociales, clima laboral, ...

• Gastos indirectos de fabricación: estructura, tecnología, especificaciones de equipos, conducta de los costos, cantidad de horas máquina por unidad de producto, capacidad, ...

3. Elaboración de costos estándar

Se definen los componentes físico y monetario de cada elemento del costo.

Un costo real resulta de una cantidad y un precio real (incurridos):

Costo real ($) = cantidad real x precio real

Un costo estándar se define valuando una cantidad estándar con un precio estándar:

Costo estándar ($) = cantidad estándar x precio estándar

4. Comparación

Se comparan los costos estándar con los costos reales con el fin de identificar todas las desviaciones [2]significativas que puedan producirse.

Costos reales vs Costos estándar  ► desviaciones

5. Análisis e interpretación de desviaciones

Se analizan las desviaciones significativas para identificar sus causas: dónde se generan y por qué se producen.

Desviación en cantidad  =  diferencia de cantidades totales x precio unitario estándar

Desviación en precio     = diferencia de precios unitarios x cantidad total real

Las desviaciones negativas o desfavorables señalan un mal uso / consumo o precio de los factores productivos utilizados.

6. Medidas correctivas

Identificadas las desviaciones y sus causas se analizan las alternativas existentes de mejoras y se emprenden las acciones correctivas:

¿Dónde se producen las desviaciones?

¿Por qué se producen?

¿Qué hacemos para corregir las desviaciones?

[1]Un estándar es una norma o patrón de medida.

[2]Se utilizan indistintamente los términos desvíos, diferencias o variaciones.